Một số thuật ngữ tiếng Anh trong Call Center (Phần 1)

“Call Center” xuất hiện khi nào?

Cụm từ “Call Center” lần đầu tiên được xuất hiện trên thế giới là vào năm 1983 trong từ điển tiếng anh Oxford. Kể từ đó, một loạt các định nghĩa, từ viết tắt mới chuyên dụng trong môi trường Call Center ra đời. Bài viết dưới đây sẽ thực sự hữu dụng cho những bạn đã, đang và sẽ làm việc trong lĩnh vực Call Center giúp các bạn nắm bắt được các định nghĩa, hiểu được các từ viết tắt đặc trưng của ngành.

Call Center:

Là trung tâm cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng qua kênh điện thoại. Ngoài chức năng chính là chăm sóc khách hàng, Call Center thường có các chức năng khác như: bán hàng qua điện thoại, tiếp thị, tư vấn thông tin cho khách hàng… Đọc thêm ở bài viết “10 điều cần biết về Call Center”.

Contact Center:

Là hình thức cao hơn của Call Center (xem định nghĩa call center ở trên). Điểm khác biệt là trung tâm này có thể cung cấp dịch vụ khách hàng trên nhiều kênh tương tác, hay còn gọi là đa kênh như: điện thoại, email, web chat, sms, video… Đọc thêm ở bài viết “Contact Center và bài toán “cá nhân hóa” dịch vụ khách hàng”.

 Các thuật ngữ tiếng Anh chuyên dụng trong Call Center

1. Inbound:

Chỉ các hoạt động mà doanh nghiệp tiếp nhận liên lạc từ phía khách hàng.

2. Outbound:

Chỉ các hoạt động mà doanh nghiệp chủ động liên lạc đến khách hàng. Đọc thêm ở bài viết “Làm thế nào để tối ưu hóa các chiến dịch outbound”.

3. Telemarketing:

Tạo ra từ “Telephone” + “Marketing”, có nghĩa là tiếp thị qua điện thoại.

4. Telesale:

Tạo ra từ “Telephone” + “Sale”, có nghĩa là bán hàng qua điện thoại.

5. BPO – Business Process Outsourcing:

Gia công 1 công đoạn kinh doanh nào đó cho doanh nghiệp, hoạt động trên danh nghĩa của doanh nghiệp đó.

VD:

1 doanh nghiệp không có bộ phận chăm sóc khách hàng (Call Center), cần thuê một đơn vị bên ngoài làm công việc chăm sóc khách hàng của công ty họ trong một thời gian nhất định. Những công ty làm BPO có thể cung cấp cả về con người, cơ sở vật chất, công nghệ đầy đủ như một phòng ban thực sự trong một công ty.

6. CRM – Customer Relationship Management:

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Phần mềm này có khả năng lưu trữ, đồng bộ, tích hợp thông tin khách hàng như: thông tin cơ bản, lịch sử mua hàng, lịch sử tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp qua kênh online và cả offline… giúp cho tất cả các phòng ban trong công ty đều có thể nắm được thông tin khách hàng và quản lý quy trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng. CRM tạo ra 1 cái nhìn tổng quát về khách hàng tiềm năng, hiểu được cái họ cần và xây dựng mối quan hệ với họ bằng cách cung cấp những sản phẩm thích hợp nhất và dịch vụ chăm sóc khách tốt nhất.

7. Customer Service Representatives – CSR’s:

Tổng đài viên, điện thoại viên. Đọc thêm ở bài viết “6 vị trí quan trọng trong Call Center”.

8. Agent:

Tổng đài viên, điện thoại viên.  Đọc thêm ở bài viết “6 vị trí quan trọng trong Call Center”.

9. Interactive Voice Response – IVR:

Tương tác thoại tự động. Giải thích: Khi có gọi đến, tổng đài sẽ phát đoạn ghi âm hướng dẫn khách hàng bằng cách bấm các phím số. Tìm hiểu thêm ở bài viết “IVR – cánh tay phải đắc lực của Call Center”. Đọc thêm ở bài viết “Tương tác thoại tự động (IVR) – Cánh tay phải đắc lực của Call Center”.

10. PBX – Private Branch Exchange:

Hệ thống tổng đài nội bộ, giúp các phòng ban, nhân viên bên trong công ty có thể gọi điện thoại cho nhau mà không tốn chi phí.

11. VoIP – Voice over Internet Protocol:

Tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng mạng Internet.

12. ACD – Automatic Call Distribution: (hay Automatic Contact Distribution)

Hệ thống phân bổ cuộc gọi tự động. Cuộc gọi vào tổng đài sẽ được phân bổ tự động vào các điện thoại viên đang trực trên hàng đợi. Đọc thêm ở bài viết “Trái tim của Call Center – Phân bổ cuộc gọi tự động ACD”.

13. Routing:

14. Queue:

Hàng đợi trên kênh điện thoại. Cuộc gọi đổ vào tổng đài có thể đi vào các nhánh số khác nhau dựa theo thiết lập của doanh nghiệp. Ví dụ: theo nhu cầu liên lạc của khách hàng như đặt hàng, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn thông tin… Các nhánh trên được gọi là các queue (hàng đợi).

15. Recording:

Ghi âm cuộc gọi.  Đọc thêm ở bài viết “Tầm quan trọng của việc ghi âm cuộc gọi và phần mềm kiểm soát chất lượng trong Call Center”.

16. AQM – Advance Quality Management:

Quản lý và kiểm soát chất lượng. Gồm có các ứng dụng ghi âm cuộc gọi, ghi âm màn hình làm việc của điện thoại viên, tìm kiếm nâng cao và ghi chú trên các đoạn ghi âm. Đọc thêm ở bài viết “Tầm quan trọng của việc ghi âm cuộc gọi và phần mềm kiểm soát chất lượng trong Call Center”.

17. LCM – List & Campaign Management: Quản lý chiến dịch outbound.

18. WFM – Workforce Management: Quản lý nguồn nhân lực.

19. Omnichannel: Trải nghiệm khách hàng đa kênh tích hợp.

20. Self-service: Tự phục vụ.

Là những hình thức mà khách hàng liên hệ đến doanh nghiệp không cần sự hỗ trợ của điện thoại viên mà vẫn giải quyết được nhu cầu của mình.  Đọc thêm ở bài viết “Tương tác thoại tự động (IVR) – Cánh tay phải đắc lực của Call Center”.

Trên đây chỉ là phần 1 của bài viết nêu ra các khái niệm, định nghĩa của các từ tiếng anh hay dùng nói về các ứng dụng phần mềm, vị trí công việc trong Call Center. Hi vọng bài viết giúp bạn các kiến thức bổ ích về ngành dịch vụ khách hàng Call Center.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Những kỹ năng cần thiết cho Tổng đài viên để có thể trang bị thêm hành trang cho riêng mình.

Liên hệ tư vấn hề hệ thống Call Center: 1900 633 568